Die führende Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen.

MailStore Server ist die weltweit führende Lösung für E-Mail-Archivierung aus dem Hause MailStore Software GmbH. Sichern Sie sich rechtlich ab und archivieren Sie Ihrem E-Mail-Verkehr rechtskonform.

Sicherheit durch regelmäßige Zertifizierungen

IDW PS 880 zertifizierte E-Mailarchivierung mit MailStore

MailStore Server wird regelmäßig durch einen unabhängigen IT-Revisor zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen

DSGVO zertifizierte E-Mailarchivierung mit MailStore

MailStore Server ist neben dieser Zertifizierung zudem DSGVO-zertifiziert. Diese Zertifizierung belegt, dass MailStore Server bei einer sachgerechten Anwendung, eine den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO ermöglicht. Das Ziel der DSGVO ist es, den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Hierbei steht unter anderem die Unveränderbarkeit der Daten und das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation im Fokus.

MailStore ist auch für Office365 verfügbar

Umfassendes Technologiekonzept mit MailStore

Vollständigkeit der Archivierung durch Journaling

MailStore Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.

Originalgetreue Archivierung

Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.

Manipulationssichere Speicherung

Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und einer internen AES256-Verschlüsselung hilft MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen zu schützen.

Manipulationssichere Exporte

E-Mails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten E-Mails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original. Exportierten E-Mails kann eine kryptografische Signatur hinzufügt werden, um sie auch außerhalb des Archivs vor Manipulationen zu schützen.

Aufbewahrungsrichtlinien

Administratoren können durch individuelle Aufbewahrungsrichtlinien vollständige Kontrolle darüber behalten, wie lange unterschiedliche Arten von E-Mails archiviert werden. Sie können selbst definieren, ob und wann E-Mails automatisch aus dem Archiv gelöscht werden und somit unterschiedlichen rechtlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen gerecht werden. Diese Richtlinien können außerdem bei der Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) helfen.

Legal Hold

Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.

Protokollierung

MailStore Server protokolliert alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion.

Auditor-Zugriff

Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

1. “E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne”

Jeder Geschäftsbetrieb – egal ob Konzern, Klein- oder Einzelunternehmen – ist verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Denn: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungs-absicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbe-wahrung von Büchern (GoBD).

2. “Backups und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche”

Es gilt: Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammen-spiel perfekt ergänzen. Ein Backup wird in der Regel täglich zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Inhalte können allerdings gelöscht oder geändert werden, sodass sie nicht im Backup gespeichert sind. Diese Form der Datensicherung ist folglich nicht manipulationssicher und reicht nicht aus, um rechtssicher agieren zu können, wodurch zusätzlich eine E-Mail-Archivierung erforderlich wird.

3. “Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung”

Datenschutz und E-Mail-Archivierung lassen sich mithilfe regelbasierter Löschung in Einklang bringen. Dabei wird festgelegt, dass Nachrichten mit personenbezogenem Inhalt (beispielswei-se Bewerbungsunterlagen) nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.

4. “E-Mails auszudrucken und abzulegen, ist ausreichend”

Nach den GoBD dürfen nur Belege im Originalformat zur Aufbewahrung geschäftlicher Doku-mente genutzt werden. Eine E-Mail muss also zwingend digital archiviert werden, da ein Aus-druck einer Kopie entspricht und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Daher müssen auch Dateianhänge, beispielsweise PDF-Dokumente, im Original erhalten bleiben.

5. “Nur Rechnungen müssen archiviert werden”

Unternehmen unterliegen der Pflicht, den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren – dazu zählen neben Rechnungen auch alle anderen geschäftsrelevanten Nachrichten, beispielsweise Angebotsanfragen, Rücksprachen rund um Projekte, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Outlook Add-in

Outlook Add-In zur einfachen Suche von E-Mails direkt in Outlook mit erweiterten Filtern.

Über die erweiterte Suche des Outlook Add-ins können auch komplexe Suchabfragen formuliert werden.

Für weitere Informationen besuchen Sie die Webseite des Herstellers